Was tun, wenn Beschäftigte zu viel Urlaub (genehmigt) bekommen haben? / Unser Urlaubs-Tool

Beschäftigte, die die Wartezeit des Bundesurlaubsgesetzes erfüllt haben, haben bereits am Anfang des Kalenderjahres das Recht, den gesamten Jahresurlaub zu verplanen oder sogar (z. B. für eine lange Fernreise) in Anspruch zu nehmen.

Insbesondere in einer Konstellation wird dieser zunächst entstandene Vollurlaub aber nachträglich gekürzt, nämlich dann, wenn das Arbeitsverhältnis in der ersten Hälfte des Kalenderjahres (d. h. bis zum 30.6. eines Jahres) beendet wird. Denn in diesem Fall sagt § 5 Absatz 1c) des Bundesurlaubsgesetzes, dass den Beschäftigten pro Beschäftigungsmonat nur 1/12 des Jahresurlaubs zusteht.
Bei einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses zum 30.06. gibt es nach dem Bundesurlaubsgesetz also nur den halben Urlaubsanspruch.

Wichtig: Wird das Arbeitsverhältnis erst nach dem 30.06. beendet, entsteht der volle gesetzliche Urlaubsanspruch (bezogen auf den vertraglichen Mehrurlaub ergibt sich ggf. etwas Abweichendes aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag).

Was können Arbeitgeber in Fällen des zu viel genehmigten oder sogar zu viel genommenen Urlaubs tun?

Hier müssen drei Fälle unterschieden werden:

Erster Fall:
Der Urlaub wurde bereits genommen und das entsprechende Urlaubsentgelt gezahlt.

👉 In diesem Fall ergibt sich die Antwort aus dem Gesetz, genauer gesagt aus § 5 Absatz 3 des Bundesurlaubsgesetzes. Der Arbeitgeber bleibt auf dem „Schaden“ sitzen. Er kann das bereits gezahlte Urlaubsentgelt nämlich nicht zurückverlangen.

Zweiter Fall:
Der Arbeitgeber hat zwar zu viel Urlaub genehmigt, der Urlaub wurde aber noch nicht angetreten und auch das Urlaubsentgelt noch nicht gezahlt.

👉 Hier haben Arbeitgeber gute Karten: Wenn sich später herausstellt, dass zu viel Urlaub bewilligt wurde, kann der Urlaub nachträglich gekürzt und dementsprechend weniger Urlaubsentgelt gezahlt werden.

Dritter Fall:
Die betreffende Person befindet sich bereits im Urlaub, das Urlaubsentgelt wurde jedoch noch nicht ausgezahlt.

👉 In diesem Fall kann der einmal genehmigte Urlaub zwar fortgesetzt werden; Urlaubsentgelt muss aber nur für die Urlaubstage gezahlt werden, die – ausgehend von dem Beendigungstermin – nach § 5 Abs. 1 c) BUrlG beansprucht werden können.
So hat es das Landesarbeitsgericht Hamm per Urteil vom 13.09.2022 (Az.: 6 Sa 87/22) unter Berufung auf ein schon älteres Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 23.04.1996 (Az.: 9 AZR 317/95) entschieden.

Diese Grundsätze können Arbeitgeber auf alle Fälle übertragen, in denen sich später herausstellt, dass Beschäftigten weniger Urlaub zusteht als zunächst genehmigt (also beispielsweise auf den Fall des unterjährigen Wechsels von Voll- in Teilzeit). Der häufigste Anwendungsfall wird aber sicherlich das unterjährige Ausscheiden sein.

Bei der Gelegenheit möchten wir zum Schluss noch Werbung in eigener Sache machen.
Aus unserer Beratungspraxis wissen wir, dass es vielen schwerfällt, Urlaubsansprüche richtig zu berechnen. Durch den Wust neuer Rechtsprechung kann man das auch niemandem verdenken.
Abhilfe kann ein Urlaubs-Tool schaffen, das wir so programmieren können, dass die Urlaubsansprüche gemäß den im jeweiligen Unternehmen geltenden arbeits- und/oder tarifvertraglichen Regelungen automatisch richtig berechnet werden.

Wenn Sie an unserem Urlaubs-Tool Interesse haben, melden Sie sich gerne.