Der Dienstwagen – Hände weg vom (elektronischen) Fahrtenbuch

Heute soll es um das Thema Dienstwagen gehen. Da Autos ja immer noch vieler Deutschen liebstes Kind sind, sind privat nutzbare Dienstwagen nach wie vor ein beliebtes Goodie im Wettbewerb um Fachkräfte.

Beschäftigte, die den Dienstwagen mehr dienstlich als privat nutzen, möchten den für die Privatnutzung entstehenden geldwerten Vorteil lieber nach der Fahrtenbuchmethode als pauschal mit 1% des Bruttolistenneupreises (bei Verbrennern) versteuern. Das Motiv von Beschäftigten mit vielen Dienstfahrten liegt auf der Hand: Sie wollen Steuern sparen und den Dienstwagen nur in dem Umfang versteuern, in dem sie ihn auch tatsächlich privat nutzen.

Das Problem ist nur: Viele Fahrtenbücher werden nicht ordnungsgemäß geführt. Und Leidtragender davon ist auch der Arbeitgeber. Der nämlich haftet grundsätzlich gesamtschuldnerisch für die Steuerschulden der Beschäftigten. Wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung beanstandet und der Arbeitgeber hierfür in die (Mit-)Haft genommen, muss er sich die nachgezahlten Steuern im Wege des Lohnsteuerregresses beim Arbeitnehmer zurückholen. Und das macht nicht nur Arbeit, sondern kann mitunter lange dauern.

Auch softwaregesteuerte bzw. elektronische Fahrtenbücher schützen nicht vor Haftung, wie das jetzt veröffentlichte Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf vom 24.11.2023 (Az.: 3 K 1887/22 H(L)) zeigt.

In diesem Verfahren zwischen einem Arbeitgeber und der Finanzverwaltung ging es um ein anlässlich einer Lohnsteueraußenprüfung moniertes elektronisches Fahrtenbuch und einen deshalb gegen den Arbeitgeber erlassenen Haftungsbescheid, mit dem er zur Nachzahlung von etlichen Tausend Euro Steuern aufgefordert wurde.

Stein des Anstoßes für die Finanzverwaltung war, dass der Arbeitnehmer die Eintragungen im elektronischen Fahrtenbuch nicht zeitnah vorgenommen hatte. Der Arbeitnehmer hatte die Eintragungen im elektronischen Fahrtenbuch nämlich oft erst nach jedem Tankvorgang gemacht. In der Zwischenzeit, also zwischen den jeweiligen Tankvorgängen, hatte er seiner Einlassung zufolge seine Fahrten auf Notizzetteln festgehalten, die er dann nach dem Tankvorgang in das elektronische Fahrtenbuch übertrug.

Es wird Sie kaum wundern, dass das Finanzgericht Düsseldorf der Finanzverwaltung in diesem Punkt Recht gab und dieses Eintragungsprozedere – unabhängig von der nicht mehr überprüfbaren Qualität der Notizzettel als nicht mehr zeitnah verwarf.

Interessant ist das Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf aber vor allem deshalb, weil das Gericht arge Bedenken an der für das elektronische Fahrtenbuch zum Einsatz gekommenen Software angemeldet hat.
Bei dieser Software ist es nämlich so, dass nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch nicht im Fahrtenbuch selbst, sondern in Protokolldateien festgehalten werden. Dadurch, dass nachträgliche Änderungen nur durch die Protokolldateien ersichtlich sind, ist dieses elektronische Fahrtenbuch in den Augen der Düsseldorfer Finanzrichter kein geschlossenes Verzeichnis mehr.

Wörtlich sagt das Düsseldorfer Finanzgericht:

„Die im Streitfall geführten elektronischen Fahrtenbücher erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Denn es wurde zur Erstellung der Fahrtenbücher ein Programm verwendet, das nachträgliche Änderungen zulässt, ohne diese Änderungen im Fahrtenbuch selbst offenzulegen. Wie sich aus der Konformitätsbescheinigung des Herstellers ergibt, können eingetragene Fahrten bis zur Festschreibung des jeweiligen Monats beliebig geändert oder gelöscht werden. Vorgenommene Veränderungen sind dabei nicht unmittelbar aus dem Fahrtenbuch selbst ersichtlich, sondern werden lediglich in Protokolldateien festgehalten. Folglich kann die Ordnungsgemäßheit des Fahrtenbuchs nur unter Heranziehung der Änderungsprotokolle überprüft werden. Zwar sind diese Protokolldateien – die Richtigkeit des Inhalts der Konformitätsbescheinigung unterstellt – ihrerseits nicht änderbar oder löschbar. Solche externen Dateien sind jedoch schon dem Grunde nach nicht geeignet, die von der Rechtsprechung geforderte geschlossene Form des Fahrtenbuchs herzustellen. Selbst wenn der Steuerpflichtige das Fahrtenbuch und sämtliche Protokolldateien ausdruckt oder dem Finanzamt anderweitig (z.B. elektronisch) zur Verfügung stellt, handelt es sich bei den einzelnen Dateien bzw. deren Ausdrucken letztlich nur um eine lose Ansammlung einzelner nicht untereinander verbundener Daten ohne äußeren Zusammenhang, d.h. ohne die erforderliche „buch"förmige äußere Gestalt (so auch Finanzgericht Baden-Württemberg, Urteil vom 11.10.2007 – 5 K 302/04, juris). Erschwerend kommt hinzu, dass vorgenommene Änderungen gerade nicht – wie vom BFH verlangt – bereits „bei gewöhnlicher Einsichtnahme“ in das elektronische Fahrtenbuch erkennbar sind, sondern es vielmehr eines erheblichen Aufwands bedürfte, den Inhalt des Fahrtenbuchs mit dem Inhalt diverser Protokolldateien abzugleichen. Die benutzte Software ist damit schon ihrer Art nach untauglich, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch i.S.d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG zu stellenden Anforderungen zu erfüllen.“

Im entschiedenen Fall war es allerdings auch so, dass der Arbeitgeber im Verfahren die Protokolldateien gar nicht erst vorgelegt hat. Ob das Gericht seine Meinung in diesem Punkt geändert hätte, wären die Protokolldateien vorgelegt worden, ist angesichts seiner grundsätzlichen Bedenken an der Funktionsweise der Software allerdings fraglich.

Pikant ist, dass sich der Hersteller der Software eine Konformitätsbescheinigung für sein Produkt hat ausstellen lassen, in der angegeben wird, dass die Software bei ordnungsgemäßer Anwendung, die an ein elektronisches Fahrtenbuch zu stellenden gesetzlichen Anforderungen erfülle.

Man kann und muss sich mit Fug und Recht fragen, ob dieses Urteil in das Zeitalter der Digitalisierung passt. Denn digitale Produkte sind mitunter nun mal anders aufgebaut als die ursprünglichen Papierversionen. Und ist es wirklich ein unzumutbarer Aufwand, sich Änderungen in Protokolldateien anzeigen zu lassen? Sind elektronische Fahrtenbücher, die nachträgliche Eintragungen bzw. Änderungen „nur“ in Protokolldateien erfassen gegenüber Fahrtenbüchern in Papier nicht allein deshalb im Vorteil, weil sie durch die Protokollierung der Änderungen manipulationssicherer sind?

All diese Fragen kann man sich, wie gesagt, zu Recht stellen.

Das ändert aber nichts daran, dass das Urteil erstmal in der Welt ist.

Und selbst wenn man dem Gericht Recht gibt und sein Fahrtenbuch mit Stift auf Papier führt, gibt es bei Fahrtenbüchern noch jede Menge anderer Fallstricke.
Dass Fahrtenbücher zeitnah geführt werden müssen, ist dabei noch eines der kleineren Übel. Die größeren Übel sind die bei Dienstfahrten notwendigen Eintragungen, die häufig fehlen:

• Datum der Dienstfahrt.
• Genauer Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Dienstfahrt.
• Reiseziel und bei Umwegen (beispielsweise wegen Stau-Umfahrung oder wegen einer Umleitung) auch die Reiseroute.
• Reisezweck und Name des aufgesuchten Geschäftspartners.
• Zusammenführung von mehreren Teilabschnitten einer einheitlichen Dienstreise nur dann, wenn die einzelnen vom Arbeitnehmer aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner in der zeitlichen Reihenfolge, in der sie angefahren wurden, im Fahrtenbuch aufgeführt werden. 

Deshalb können wir allen Arbeitgebern nur raten:
Lassen Sie sich erst gar nicht auf eine Versteuerung nach der Fahrtenbuchmethode ein, sondern vereinbaren Sie mit den Beschäftigten die Pauschalbesteuerung.
Die Vereinbarung ist erforderlich, weil Beschäftigte ohne eine solche Vereinbarung ein Wahlrecht haben.
Und denken Sie bitte auch daran, dass Sie die Versteuerung der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in Ihre Vereinbarung über die Pauschalbesteuerung miteinbeziehen.
 
Übrigens:
Wenn Sie mit Beschäftigten die Pauschalbesteuerung vereinbart haben, können die Beschäftigten im Zuge der Einkommensteuererklärung und unter Vorlage einer vom Arbeitgeber ausgestellten Bescheinigung über die für den Betrieb des Fahrzeugs angefallenen Kosten eine Kürzung der für den Dienstwagen gezahlten Steuer verlangen, wenn sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt haben. Das Risiko, dass die Finanzverwaltung das Fahrtenbuch nicht akzeptiert, tragen dann aber die Beschäftigten und nicht der Arbeitgeber!

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