Überzahlungen nach Abschluss der Payroll – das LAG Baden-Württemberg gibt Entwarnung!

In den meisten Unternehmen ist Payroll-Schluss spätestens am 20. des Monats.

Aber was ist, wenn es danach zu Ereignissen kommt, die zu einer Gehaltskürzung führen?

In der Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG) Baden-Württemberg vom 28.01.2026 (4 Sa 41/25) ging es um eine fristlose Kündigung vom 19.01., die nach Payroll-Schluss des Lohnproviders, aber vor der Auszahlung des Gehalts ausgesprochen worden war. Sie ahnen, was kommt: Da die Payroll abgeschlossen war, wurde (wie so oft) vorbehaltslos das volle Monatsgehalt gezahlt. Das zu viel gezahlte Gehalt wurde erst im Nachgang zurückgefordert.

Fälle, in denen erst nach Payroll-Schluss Dinge passieren, die zu einer Überzahlung führen, gibt es oft. Wir denken hier z.B. außerdem an das Auslaufen der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, weil die Folge-AU erst nach Payroll-Schluss kommt.

In all diesen Fällen lautet die Preisfrage:

Scheitert die Rückzahlung an § 814 des Bürgerlichen Gesetzbuchs („Zahlung in Kenntnis einer Nichtschuld“), wenn ein Vorbehalt fehlt?

• Die Vorinstanz (das Arbeitsgericht Stuttgart – 18 Ca 364/25) hat die Frage mit Ja beantwortet und dem Arbeitgeber die Rückzahlung verwehrt. Arbeitgebern sei zumutbar, vor der Auszahlung wenigstens in der Verdienstabrechnung, dem Überweisungsformular oder per E-Mail zu erklären, dass die Zahlung unter Vorbehalt der Rückforderung erfolgt.

• Anders das LAG Baden-Württemberg, wenn (wie so oft und im entschiedenen Fall) auch die Zahlungsfreigabe ein automatisierter Vorgang ist, bei dem nur noch der Knopf für eine Sammelüberweisung gedrückt werden muss. Bei einem solchen Prozedere kann laut LAG vom Arbeitgeber nicht verlangt werden, den Lohnprovider mit einem Korrekturvorgang und einem erneuten Abrechnungslauf zu beauftragen.

Eine praxisgerechte Entscheidung!

Gerade im Zusammenhang mit AU gibt es allerdings Fallkonstellationen, in denen Arbeitgeber eine zu hohe Auszahlung rechtzeitig stoppen sollten, obwohl oder gerade weil sie noch nicht sicher wissen, ob sie überzahlen. Gemeint sind die Fälle, in denen erst nach Payroll-Schluss Umstände bekannt werden, die den Beweiswert einer AU erschüttern oder einen einheitlichen Verhinderungsfall bzw. eine Fortsetzungserkrankung nahelegen. In diesen Fällen haben Arbeitgeber u.U. prozessuale Nachteile, wenn sie es auf einen Rückforderungsstreit ankommen lassen. Nach Meinung einiger Arbeitsgerichte haben Arbeitgeber dann nämlich die volle Darlegungs- und Beweislast für zu viel geleistete Entgeltfortzahlung. Wenn Arbeitgeber dagegen in solchen Fällen erst mal von ihrem Leistungsverweigerungsrecht Gebrauch machen, ist die Situation komfortabler; denn hierfür genügen Zweifel bzw. noch nicht ordnungsgemäß erteilte Auskünfte des Arbeitnehmers. In Bezug auf die umfassenden Auskunftsrechte von Arbeitgebern verweisen wir auf unsere vielen vorangegangenen Beiträge.

Wenn Sie Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an.

Unsere Blogbeiträge gibt es auch als Newsletter. Melden Sie sich hier an und erhalten Sie aktuelle Informationen aus der Welt des Arbeitsrechts kostenfrei in Ihren Posteingang!