Das Kreuz mit der Schriftform

Nach § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) müssen Kündigungen und Aufhebungsverträge schriftlich erfolgen.

Schriftform nach § 623 BGB bedeutet, dass die Kündigung die Originalunterschrift des Arbeitgebers und die Aufhebungsvereinbarung die Originalunterschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen muss. Außerdem müssen die Dokumente mit den Originalunterschriften dem Arbeitnehmer auch zugänglich gemacht werden (zum Fall, dass der Arbeitnehmer die Übergabe eines Kündigungsschreibens verweigert, siehe unseren Newsletter vom 21. Oktober 2015).

Telefaxe und E-Mails mit eingescannten Unterschriften genügen zur Einhaltung der Schriftform daher nicht.

Ein weiteres Problem, das sich bei der Schriftform stellt, ist die Unterzeichnung solcher Dokumente durch Mitarbeiter des Arbeitgebers. Vielfach werden solche Dokumente heutzutage vom Personalleiter, Personalreferenten oder auch dem Leiter des Fachbereichs unterschrieben.

Wenn das in Ihrem Unternehmen genauso ist, ist es wichtig, dass aus den Dokumenten ersichtlich wird, dass der Personalleiter, Personalreferent oder Fachbereichsleiter oder irgendein anderer Mitarbeiter in Vertretung für den Arbeitgeber handelt.

Ob der oder die Unterzeichner auch bevollmächtigt sind, solche Erklärungen abzugeben, ist für die Einhaltung der Schriftform egal.

Entscheidend für die Einhaltung der Schriftform ist allein, ob die Unterzeichner in Vertretung für den Arbeitgeber unterzeichnet haben.

Bei einer Unterzeichnung "i.V." ist die Einhaltung der Schriftform erfüllt.

Aber was ist wenn die Unterzeichner nur "i.A." unterschreiben?

Um die Einhaltung der Schriftform durch eine Unterzeichnung "i.A." ging es in den Entscheidungen des Landesarbeitsgerichts Rheinland-Pfalz vom 18.01.2017 (Az.: 7 Sa 210/16) sowie des Bundesarbeitsgerichts vom 12.04.2017 (Az.: 7 AZR 446/15).

Das Problem der Unterzeichnung "i.A." liegt in Folgendem: "i.A." bedeutet "im Auftrag". Im Auftrag handelt normalerweise aber nur ein Bote, der die Erklärung eines anderen übermittelt. Und das reicht für die Einhaltung der Schriftform nicht!

Allerdings erkennen beide Gerichte an, dass in der unternehmerischen Praxis "i.A." und "i.V." häufig synonym verwandt werden. Beide Gerichte halten den Arbeitgebern außerdem zugute, dass die Frage, wer "i.A" oder "i.V." unterschreibt, häufig nur eine Frage der unterschiedlichen Unternehmenshierarchie ist. Soll sagen: Nach den Unterschriftenreglements vieler Unternehmen unterzeichnen auch "i.A.-Mitarbeiter" in Vertretung für das Unternehmen und sind nicht bloß Boten, die Erklärungen anderer übermitteln.

Deshalb haben beide Gerichte festgestellt: Auch die Unterzeichnung "i.A." wahrt die Schriftform, wenn sich aus dem Dokument ergibt, dass die Unterzeichnung für das Unternehmen erfolgt ist.

Infolgedessen wurde in beiden Fällen die Einhaltung der Schriftform bejaht. Denn in beiden Fällen war es so, dass die "i.A.-Unterzeichner" ausdrücklich für den Arbeitgeber bzw. für das Unternehmen unterschrieben hatten.

FAZIT: Wenn es auch in Ihrem Unternehmen ein Unterschriftenreglement gibt, wonach bestimmte Arbeitnehmer nur "i.A." unterzeichnen dürfen, achten Sie bitte darauf, dass sich aus dem Kündigungsschreiben und/oder der Aufhebungsvereinbarung eindeutig ergibt, dass diese Personen trotzdem in Vertretung des Unternehmens handeln.

Am sichersten ist es, wenn oberhalb der "i.A.-Unterzeichnung" steht:

Noch besser wäre es natürlich, wenn "i.A.-Unterschriftenreglements" aus der unternehmerischen Praxis verbannt würden.

Apropos unternehmensinterne Unterschriftenreglements: Ein weiteres Gräuel für unseren Berufsstand sind unternehmensinterne Unterschriftenreglements, die selbst in Fällen, in denen Arbeitnehmer im Außenverhältnis Alleinvertretungsmacht haben (z. B. Mitarbeiter mit Einzelprokura oder alleinvertretungsberechtigte Geschäftsführer) eine Zweitunterschrift vorsehen. Zwar haben solche Unterschriftenreglements keine Bedeutung für das Außenverhältnis, sondern nur für das Innenverhältnis (vgl. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 15.12.2016, Az.: 8 AZR 612/15); solche Reglements führen aber immer wieder zu gerichtlichen Auseinandersetzungen über die Einhaltung der Schriftform oder die davon zu trennende Frage der Vertretungsmacht.

Besser wären daher Unterschriftenreglements, bei denen immer mit "i.V." unterzeichnet wird und die Unterzeichnung den Vertretungsverhältnissen folgt, vor allem den Vertretungsverhältnissen, die im Handelsregister publiziert wurden.