Update Nachweisgesetz – keine Angst vor der elektronischen Form

Die Spatzen haben es schon von den Dächern gepfiffen: 
Der vom Bundesjustizministerium vorgelegte Referentenentwurf zum Bürokratieentlastungsgesetz, über den wir in unserem Newsletter vom 12.01.2024 berichtet hatten, wurde nun (mit Blick auf die arbeitsrechtlich maßgeblichen Punkte nahezu unverändert) vom Bundeskabinett verabschiedet und damit das förmliche Gesetzgebungsverfahren eingeleitet. 
 
Damit ist der Weg geebnet, dass der Nachweis über die im Nachweisgesetz genannten Arbeitsbedingungen künftig auch in elektronischer Form, also per qualifizierter elektronischer Signatur (qeS) erbracht werden kann. 
 
Wie wir schon in unserem Newsletter vom 12.01.2024 berichtet haben, gilt die Erfüllung der nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Nachweise per qeS allerdings nicht für Beschäftigte, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind. 
Für alle anderen Unternehmen könnten die Personalakten in Papierform aber bald der Vergangenheit angehören.
 
Wenn es in den Berichterstattungen teilweise heißt, dass die qeS eine zu große Hürde für Beschäftigte sei, möchten wir dem einen Erfahrungsbericht einer langjährigen Mandantin, die die elektronische Form schon seit rund zwei Jahren verwendet, entgegenstellen.
 
Bei besagter Mandantin läuft das Verfahren so ab: 

• Das Unternehmen hat einen Vertrag mit dem US-amerikanischen Anbieter DocuSign, einem der weltweit führenden Anbieter für (qualifizierte) elektronische Signaturen abgeschlossen. Seit einigen Jahren arbeitet DocuSign mit der Firma IDnow zusammen, die die die Online-Identitätsprüfung übernimmt.
• Nur das Unternehmen zahlt Lizenzgebühren; für die andere Seite ist die Nutzung kostenfrei. 
• Ist das Unternehmen mit den Beschäftigten oder dem Betriebsrat (auch hier kann die elektronische Form zum Einsatz kommen) handelseinig geworden, lädt das Unternehmen die zu unterzeichnenden Dokumente bei DocuSign hoch und nennt DocuSign die Kontaktdaten der anderen Vertragspartei(en).
• DocuSign schickt dann eine (oder mehrere) E-Mail(s) mit einem jeweils individuellen Link, mit dessen Hilfe die Unterzeichnenden durch den erforderlichen Prozess geleitet werden. 
• Wenn diese Personen DocuSign zum ersten Mal nutzen, kommt IDnow ins Spiel. IDnow führt die persönliche Identifikation der unterzeichnenden Parteien per Video-Ident durch. 
• Sie brauchen dafür nur ein Endgerät mit einer Kamera und einem Mikrofon (Smartphone reicht), ein gültiges Ausweisdokument und eine Internetverbindung. 
• Das Verfahren zur Identitätsprüfung ist in wenigen Minuten abgeschlossen.
• Nach Durchführung des Verfahrens kann ein DocuSign-Account angelegt werden, mit dem zukünftige Dokumente unterzeichnet werden können, ohne sich jedes Mal erneut über Video-Ident identifizieren zu müssen. 

Laut Auskunft der Mandantin klappt das alles auf Beschäftigtenseite wunderbar.
 
Wird das vom Bundeskabinett vorgelegte Vorhaben Gesetz, wird die elektronische Form künftig auch bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen eingesetzt werden können, für aktuell noch die Schriftform gilt.
 
Bei der Kündigung und Aufhebungsverträgen bleibt es dagegen bei der klassischen und durch § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuches geforderten Schriftform. 
 
Noch weitere Erleichterungen gibt es dagegen für das Elternzeitverlangen und den Antrag auf Teilzeit während der Elternzeit. Hier soll sogar Textform reichen.