Wie beseitigt man eine betriebliche Übung?

In vielen Unternehmen gibt es „Altlasten“, die beseitigt werden sollen.
Heute soll es um die Altlast namens betriebliche Übung gehen.

Kennzeichnend für die sogenannte betriebliche Übung ist, dass Unternehmen in der Vergangenheit Leistungen oder Vergünstigungen ohne vertragliche Vereinbarung, ja sogar ohne ein offizielles Schreiben an alle Beschäftigten oder bestimmte Gruppen von Beschäftigten gewährt haben. Klassisches Beispiel für eine betriebliche Übung ist das Weihnachtsgeld, das gerade in früheren Jahren einfach unkommentiert ausgezahlt wurde. Und wie viele von Ihnen wissen, entsteht bei solchen jährlichen Sonderzahlungen eine betriebliche Übung grundsätzlich dann, wenn die Leistung 3x in Folge vorbehaltlos erbracht wurde.

Aber wie bekommt man die betriebliche Übung wieder weg?

Hiermit hat sich das Bundesarbeitsgericht in seinem kürzlich veröffentlichen Urteil vom 19.09.2023 (Az.: 1 AZR 281/22) befasst.

Bevor wir die sich aus diesem Urteil ergebenden Grundsätze zur Beseitigung einer betrieblichen Übung für Sie zusammenfassen, möchten wir zunächst mit einem wichtigen Missverständnis aufräumen:

In den Genuss von Leistungen/Vergünstigungen aus einer betrieblichen Übung kommen auch Beschäftigte, die die Anspruchsvoraussetzungen noch gar nicht erfüllen!
Gutes Beispiel hierfür sind Prämien oder Boni für Betriebsjubiläen. Hat der Arbeitgeber Betriebsjubilaren bisher immer eine Prämie gezahlt, profitieren hiervon (zu einem späteren Zeitpunkt) auch Beschäftigte, die zunächst noch weit entfernt von einem solchen Betriebsjubiläum sind.

Dieser Befund macht die Antwort auf die Frage, wie das Entstehen einer betrieblichen Übung verhindert oder eine solche beseitigt werden kann, natürlich umso dringender.

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.09.2023 (Az.: 1 AZR 281/22) können Sie sich hierzu folgende Grundsätze merken:

• Schriftformklauseln können das Entstehen betrieblicher Übungen verhindern. Eine im Arbeitsvertrag vereinbarte Schriftformklausel steht einer betrieblichen Übung aber nur dann entgegen, wenn es sich um eine wirksame doppelte Schriftformklausel handelt.
  Doppelte Schriftformklauseln besagen sinngemäß, dass Änderungen und Ergänzungen des Arbeitsvertrages nur schriftlich erfolgen können und dass auch die Aufhebung dieses Schriftformerfordernisses ihrerseits nur schriftlich möglich ist.
  
  Aber Achtung: Diese doppelte Schriftformklausel ist wegen § 305b des Bürgerlichen Gesetzbuches nur wirksam, wenn Individualabreden ausdrücklich von dem Schriftformerfordernis ausgenommen wurden.
  
  Eine einfache Schriftformklausel, wie man sie noch häufig antrifft, verhindert das Entstehen einer betrieblichen Übung jedenfalls nicht.
  
  
• Eine einmal entstandene betriebliche Übung wird auch nicht dadurch wieder beseitigt, dass der Arbeitgeber die Leistung/Vergünstigung einfach stillschweigend einstellt. Und zwar selbst dann nicht, wenn genauso oft nicht geleistet wird, wie es bis zum Entstehen einer betrieblichen Übung erforderlich gewesen wäre.
  
  Gerne möchten wir das wieder am Beispiel des Weihnachtsgeldes veranschaulichen: Hat der Arbeitgeber drei Jahre in Folge ein Weihnachtsgeld vorbehaltlos gezahlt, ist grundsätzlich ein Anspruch aus betrieblicher Übung entstanden. Verzichtet er jetzt drei Jahre in Folge auf die Zahlung, nutzt ihm das nichts. Diese Grundsätze zur sogenannten gegenläufigen betrieblichen Übung hat das Bundesarbeitsgericht schon vor etlichen Jahren aufgegeben.
  
  
• Ebenso wenig nutzt es dem Arbeitgeber etwas, wenn er nach der Entstehung der betrieblichen Übung einen Vorbehalt einbaut, den Beschäftigten also nunmehr mitteilt, dass er die Leistung – wie das im Fall des Bundesarbeitsgerichts der Fall war – „auch weiterhin ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“ erbringt.
  
  Denn das ist laut BAG keine Abkehr von einer bisherigen betrieblichen Übung, sondern bloß eine Wiederholung der Meinung des Arbeitgebers, dass die Leistung schon immer unter Freiwilligkeitsvorbehalt stand.
  
  
• Geholfen hätte dem Arbeitgeber aber ein von Anfang an erklärter Freiwilligkeitsvorbehalt, der den Anforderungen der Rechtsprechung genügt. Und wie Sie aus unserem Newsletter vom 21.06.2023 wissen, sind die Anforderungen an einen wirksamen Freiwilligkeitsvorbehalt mittlerweile sehr, sehr hoch. 

Wenn das alles nichts nutzt, was hilft denn dann?
 
Arbeitgeber, die sich von einer betrieblichen Übung verabschieden möchten, müssen klipp und klar erklären, dass sie die Leistung entweder gar nicht mehr oder anders als zuvor nur noch unter anderen Voraussetzungen erbringen wollen und darauf hoffen, dass die Beschäftigten die Änderung akzeptieren.
 
Bleibt die Frage, wie Arbeitgeber die vom Bundesarbeitsgericht geforderte deutliche Abkehr von der bisherigen betrieblichen Übung kundtun müssen und welche Anforderungen an die Zustimmung der Beschäftigten gestellt werden:

• Was auf jeden Fall geht und unbedingt getan werden sollte, ist eine ausdrückliche Abkehr von der betrieblichen Übung in neuen Arbeitsverträgen, also für neueingestellte Beschäftigte.
  Denn dann ist sichergestellt, dass neu eintretende Beschäftigte nicht mehr in den Genuss einer betrieblichen Übung kommen, selbst wenn sie die Bedingungen für die bisher als betriebliche Übung gewährte Leistung erst Jahre später erfüllen (siehe unser Beispiel zu den Betriebsjubiläumsprämien).
  
  
• Bei Beschäftigten, die schon anspruchsberechtigt sind, wird es schwieriger:
  
  Entweder schließen Sie mit diesen Beschäftigten eine ausdrückliche Vertragsänderung, vereinbaren also, dass es den Anspruch in Zukunft nicht mehr bzw. nur unter geänderten Voraussetzungen gibt. Gegebenenfalls kommt auch eine abändernde Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat in Betracht, um eine einmal entstandene betriebliche Übung zu beseitigen.
  
  Alternativ kann die betriebliche Übung auch durch eine konkludente Vertragsänderung abgeschafft werden, also dadurch, dass sich der Arbeitgeber deutlich von der bisherigen betrieblichen Übung distanziert und die Beschäftigten dieses Angebot auf Vertragsänderung stillschweigend akzeptieren.
  
  Dafür muss der Arbeitgeber aber unmissverständlich erklären, die bisherige betriebliche Übung einer vorbehaltlosen Gewährung solle beendet und durch eine Leistung ersetzt werden, auf die in Zukunft kein Rechtsanspruch mehr besteht. Unter dieser Voraussetzung kann die dreimalige widerspruchslose Entgegennahme der „neuen“ Leistung durch den Arbeitnehmer als konkludente Zustimmung aufgefasst werden und den Verlust des bisherigen Anspruchs bewirken.
  
  Die Lösung funktioniert aber nur, wenn die Äußerung des Arbeitgebers eindeutig als annahmefähiges Angebot zu sehen ist und die geänderten Arbeitsbedingungen widerspruchslos von den Beschäftigten akzeptiert werden. Im Gegensatz zur ausdrücklichen Vertragsänderung hat die konkludente Lösung zudem den Nachteil, dass es ggf. Jahre dauert, bis der Arbeitgeber weiß, woran er ist.
  Schlussendlich ist die Abgrenzung zwischen einem reinen Schweigen und einer konkludenten Annahmeerklärung nicht immer leicht. So hatte das LAG Nürnberg in seinem Urteil vom 23.11.2022 (Az.: 2 Sa 271/22) einen Fall zu entscheiden, in dem es um eine Prämie für ein Betriebsjubiläum ging.
  Da solche Prämien in der Regel alle 5 Jahre zur Auszahlung kommen, hätte es bis zu einer dreimaligen widerspruchslosen Entgegennahme, die als konkludente Zustimmung ausgelegt werden könnte, mindestens 15 Jahre gedauert. In den Jahren, in denen die Beschäftigten ohnehin keine Zahlung erhalten hätten, kann es – nach der Auffassung des LAG Nürnberg – auch keine konkludente Annahmeerklärung geben, sondern lediglich Schweigen; das allein ist aber nicht ausreichend. 

Es bleibt also dabei: Besser, Sie lassen es gar nicht erst zu einer betrieblichen Übung kommen. Es gibt aber – wie die Entscheidung des BAG zeigt – Möglichkeiten, einmal entstandene betriebliche Übungen zu beseitigen.
Sprechen Sie uns gerne an!