Wichtige News zum Nachweisgesetz

Im März dieses Jahres hatte folgende Ankündigung von Justizminister Buschmann für viel Furore gesorgt: Für die nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Nachweise soll künftig Textform genügen, sodass Arbeitsverträge z. B. auch per E-Mail geschlossen werden können.

Aus den in unserem Newsletter vom 25.03.2024 genannten Gründen mussten wir den damit verbundenen Erwartungen der Unternehmen einen Dämpfer verpassen. Denn heutzutage steht in nahezu jedem Arbeitsvertrag (und sollte dort auch stehen), dass das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung endet. Diese Regelung ist aber eine Befristung. Und für Befristungen gilt nach § 14 Absatz 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes Schriftform.
Genau die in § 14 Absatz 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes verankerte Schriftform sollte – nach den damaligen Plänen der Ampel-Koalition – jedoch nicht geändert werden. Die damalige Aussage, dass Arbeitsverträge künftig z. B. per E-Mail geschlossen werden können, ging also vollkommen an der Realität vorbei.

Das soll sich nun ändern.
Denn jetzt soll auch § 41 SGB VI geändert bzw. folgenden neuen Absatz 2 bekommen:

„Eine Vereinbarung, die die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Erreichen der Regelaltersgrenze vorsieht, bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform. § 14 Absatz 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes gilt nicht.“

Parallel dazu soll das Nachweisgesetz dahingehend geändert werden, dass für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingen die Textform – in der Regel – ausreichend sein soll.
Die neuen maßgeblichen Passagen sollen lauten (der rote Text ist neu):

§ 2 Nachweispflicht
(1) ¹Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. ²Die Niederschrift nach Satz 1 kann in Textform (§ 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs) abgefasst und elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. ³Im Fall des Satzes 2 hat der Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers die Niederschrift unter Hinweis auf den Geltungsbeginn der wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich in der Form der Sätze 1 und 8 zu erteilen. ⁴Satz 3 gilt entsprechend, wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen nicht nachgewiesen wurden. ⁵Die Verjährung des Anspruchs nach den Sätzen 3 und 4 beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. ⁶Die Sätze 2 bis 5 finden keine Anwendung auf Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig sind. ⁷In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen: 

[hier kommt die unveränderte Aufzählung der wesentlichen Vertragsbedingungen]

⁸Der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach Satz 1 in elektronischer Form ist ausgeschlossen. ⁹Dem Arbeitnehmer ist die Niederschrift mit den Angaben nach Satz 7 Nummer 1, 7 und 8 spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung, die Niederschrift mit den Angaben nach Satz 7 Nummer 2 bis 6, 9 und 10 spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und die Niederschrift mit den übrigen Angaben nach Satz 7 spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen.

[…]

(5) Wenn dem Arbeitnehmer ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt worden ist, entfällt die Verpflichtung nach den Absätzen 1, 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält. Ist dem Arbeitnehmer ein Arbeitsvertrag in Textform nach Maßgabe des Absatzes 1 Satz 2 übermittelt worden, entfällt die Verpflichtung nach Absatz 1 Satz 1 und 2 und den Absätzen 2 und 3, soweit der Vertrag die in den Absätzen 1 bis 4 geforderten Angaben enthält; unberührt bleibt der Anspruch nach Absatz 1 Satz 3, auch in Verbindung mit Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 oder Absatz 3 Satz 2 Nummer 2. Satz 2 gilt nicht in den Fällen des Absatzes 1 Satz 6.
 
§ 3 Änderung der Angaben
(1) ¹Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen. Auf die Verpflichtung nach Satz 1 finden folgende Regelungen entsprechende Anwendung:
1. § 2 Absatz1 Satz 2, 5 und 6 sowie
2. § 2 Absatz1 Satz 3 und 4.
²Satz 1 gilt nicht bei einer Änderung der auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren gesetzlichen Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen.
(2) ¹Die Verpflichtung nach Absatz 1 Satz 1 entfällt, sofern dem Arbeitnehmer hinsichtlich der Änderung ein schriftlicher Änderungsvertrag ausgehändigt worden ist. ²Das Gleiche gilt, wenn dem Arbeitnehmer hinsichtlich der Änderung ein Änderungsvertrag in Textform nach Maßgabe des § 2 Absatz 1 Satz 2 übermittelt worden ist; unberührt bleibt der Anspruch nach § 2 Absatz 1 Satz 3. ³Satz 2 gilt nicht in den Fällen des § 2 Absatz 1 Satz 6.

Es gibt also zwei wesentliche Änderungen im Vergleich zum Status quo:

• Zukünftig kann der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen auch in einer Art Textform erbracht werden.
  
  
• Alternativ kann auf einen gesonderten Nachweis auch verzichtet werden, wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsvertrag in eben dieser besonderen Textform übermittelt wird. 

Was diese besondere Textform bedeutet, hatten wir bereits in unserem Newsletter vom 25.03.2024 erläutert.
Vor allem müssen Arbeitgeber, die sich für diese Textform entscheiden, die Beschäftigten zusätzlich auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen.
Welche Anforderungen an diese Aufforderung bzw. den Empfangsnachweis gestellt werden, ist unklar. Ebenso unklar ist, was passiert, wenn es zwar die Aufforderung, aber keinen Empfangsnachweis gibt.
 
Lösen könnte man die Probleme durch die elektronische Form, also die Zeichnung per qualifizierter elektronischer Signatur, denn diese geht über die Textform (auch in dieser besonderen Ausgestaltung) hinaus. Zudem ist die elektronische Form heutzutage (auch für Beschäftigte) kein Hexenwerk mehr, wie wir in unserem Newsletter vom 25.03.2024 anhand eines Erfahrungsberichts einer unserer Mandantinnen erklärt haben.
 
Die qualifizierte elektronische Signatur würde außerdem für ein einheitliches Handling von Arbeitsverträgen sorgen.
Denn Befristungen nach § 14 Absatz 1 oder Absatz 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes sind weiterhin nur schriftlich möglich, wobei nach herrschender, wenn auch noch nicht abschließend bestätigter Meinung, die elektronische Form, sprich die qualifizierte elektronische Signatur genügen soll.
 
Die elektronische Form wäre also – nach herrschender Meinung – die ideale Lösung für sämtliche Arbeitsverträge, egal ob sie nach dem TzBfG oder nach SGB VI befristet sind.
 
Zu beachten ist allerdings, dass Beschäftigte nach der jetzt geplanten Neufassung von § 2 Absatz 1 S. 3 des Nachweisgesetzes die Möglichkeit haben sollen, in Textform erteilte Nachweise schriftlich zu verlangen. Und wenn sie von diesem Verlangen Gebrauch machen, hilft die elektronische Form leider nicht mehr; denn die bleibt nach § 2 Absatz 1 S. 8 weiterhin ausgeschlossen, wenn ein Arbeitsnehmer ein solches Verlangen äußert.
 
Es bleibt abzuwarten, ob das Gesetz vom Bundestag mit diesen Änderungen verabschiedet werden wird. Wir bleiben am Ball und werden Sie rechtzeitig mit den vom Bundestag beschlossenen abschließenden Texten versorgen.