BAG urteilt zur digitalen Gehaltsabrechnung

In unserem Newsletter vom 26.04.2024 hatten wir von einer Entscheidung des Landesarbeitsgericht (LAG) Niedersachsen vom 16.01.2024 (Az.: 9 Sa 575/23) berichtet. 

Das LAG hatte entschieden, dass Beschäftigte nicht dazu gezwungen werden können, ihre Gehaltsabrechnungen in einem Online-Portal selbst abzurufen.
Wenn Beschäftigte den digitalen Abruf verweigern, sind Arbeitgeber – so das LAG Niedersachsen – also weiterhin verpflichtet, Papierabrechnungen zu übermitteln.

Auch die in dem Unternehmen geltende Konzernbetriebsvereinbarung über die Einführung und Anwendung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs, nach der alle Personaldokumente, insbesondere Entgeltabrechnungen, über einen externen Anbieter in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden und von den Beschäftigten über einen passwortgeschützten Online-Zugriff abrufbar sind, ändert daran nach Auffassung des niedersächsischen Landesarbeitsgerichts nichts.

Das sieht das Bundesarbeitsgericht (BAG) offenbar anders:
Es hob das Urteil des LAG Niedersachen soeben (Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24) auf und verwies den Fall zurück.

Aus der Pressemitteilung ergibt sich, dass das BAG die Auffassung vertritt, die in § 108 der Gewerbeordnung für die Gehaltsabrechnung vorgeschriebene Textform werde durch die Bereitstellung in einem digitalen Postfach grundsätzlich gewahrt.

Der Anspruch des Arbeitnehmers auf die Abrechnung sei eine Holschuld. Der Arbeitgeber schulde also lediglich die Bereitstellung der Leistung zur Abholung, sei aber darüber hinaus nicht dafür verantwortlich, dass die Gehaltsabrechnungen den Beschäftigten auch tatsächlich zugehen.

Dennoch hat das BAG die Sache nicht abschließend entschieden, sondern an das LAG zurückverwiesen.
Noch offen ist nämlich die Frage, ob der Konzernbetriebsrat für die Betriebsvereinbarung über die Einführung und Verwendung des digitalen Mitarbeiterpostfachs überhaupt zuständig war. Da der Betriebsrat in diesem Punkt ein Mitbestimmungsrecht hat, wäre ein digitales Mitarbeiterpostfach ohne ordnungsgemäße Beteiligung des Gremiums nämlich problematisch; losgelöst von § 108 der Gewerbeordnung.

Für betriebsratslose Betriebe scheint die Sache aber schon jetzt klar:
Diese dürfen Gehaltsabrechnungen zukünftig digital zum Abruf zur Verfügung stellen; auch gegen den Willen der Beschäftigten.
Wichtig ist lediglich, dass die Arbeitgeber berechtigte Interessen von Beschäftigten, die keine Möglichkeit haben über ein privates Endgerät auf die hinterlegten Dokumente zuzugreifen, berücksichtigen (z.B. indem sie Beschäftigten ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken).

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