BMAS-Empfehlungen für gute hybride Bildschirmarbeit

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat 1 Jahr lang mit über 100 Experten die technischen, organisatorischen, personellen, kulturellen und rechtlichen Rahmenbedingungen für die Gestaltung guter mobiler Arbeit diskutiert.

Dabei herausgekommen ist ein 7-Schritte-Plan, den wir Ihnen heute vorstellen und an der ein und anderen Stelle kleine Hinweise dazu geben möchten.

Die Empfehlungen des BMAS haben wir in roter Schrift wörtlich zitiert.

Los geht’s mit dem 7-Schritte-Plan des BMAS:

Schritt 1: Begriffe, Anwendungsbereiche und Ziele definieren

Aushandlungsprozesse werden erleichtert und beschleunigt, wenn die Beteiligten zunächst ein gemeinsames Verständnis über die zu behandelnden Sachverhalte, den Umfang und die Ziele der zu erarbeitenden Vereinbarungen erzielen. Dazu gehören folgende Punkte:

• Ziele, die mit der Einführung mobiler Bildschirmarbeit erreicht werden sollen, sollten einvernehmlich benannt werden, z. B. die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben,Verringerung des Berufspendelns, Wiedereingliederung nach Erkrankung, Steigerung der Arbeitsplatzattraktivität oder betriebliche Kosteneinsparungen durch Desksharing etc.
• Es gilt der Grundsatz der doppelten Freiwilligkeit: Beschäftigte haben grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf Bildschirmarbeit in ihrem Privatbereich, andererseits kann der Arbeitgeber diese auch grundsätzlich nicht einseitig anordnen.

• Es sollte geklärt werden, ob die betriebliche Vereinbarung neben der überwiegenden Form mobiler Arbeit an Bildschirmarbeitsplätzen im Privatbereich der Beschäftigten (Homeoffice) auch Regelungen zu Bildschirmarbeit an anderen Orten, z. B. unterwegs in der Bahn, im Flugzeug, auf Dienstreisen im Hotel oder im Anschluss oder in Verbindung mit Urlaub oder Workation, enthalten soll.

• Bietet der Arbeitgeber die Möglichkeit zur mobilen Arbeit in seinem Betrieb an, hat der Betriebsrat im Hinblick auf deren Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Hinweis von uns:
Kein Mitbestimmungsrecht hat der Betriebsrat, wenn es um die Frage geht, ob  überhaupt mobiles Arbeiten eingeführt werden soll.
 
Schritt 2: Geeignete mobile Bildschirmtätigkeiten festlegen

Die Erörterung der Kriterien für mobile Bildschirmarbeit schafft Handlungssicherheit für alle Beteiligten.

• Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten gemeinsam die Kriterien für Bildschirmtätigkeiten festlegen, die auch außerhalb der Arbeitsstätte erledigt werden können.

• Nicht jede betriebliche Bildschirmtätigkeit kann auch mobil ausgeführt werden. Gründe dafür sind beispielsweise Betriebsabläufe mit Anwesenheitserfordernis, Datenschutz- und Datensicherheitsaspekte oder besondere technische Anforderungen, z. B. spezielle Geräte zur Dateneingabe etc.

• Die Festlegung über den Ort, von welchem aus mobil gearbeitet werden kann und darf, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG bzw. § 80 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) und muss daher gemeinsam mit der Interessenvertretung erfolgen.

• Der Betriebsrat ist in die Planung des Arbeitsablaufs durch eine rechtzeitige Unterrichtung gemäß § 90 BetrVG einzubeziehen, so dass die Anforderungen an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gemeinsam mit dem Arbeitgeber beraten werden können. Auch in Betrieben ohne Betriebsrat sollten die Beschäftigten bei der Festlegung der Kriterien beteiligt werden. 

Schritt 3: Zeitliche Rahmenbedingungen für hybride Bildschirmarbeit festlegen

Es soll Handlungssicherheit für Arbeitgeber und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Bezug auf die Modalitäten für die hybride Bildschirmarbeit geschaffen werden.

• Vereinbart werden sollte, welche zeitlichen Anteile von Bildschirmtätigkeiten an der wöchentlichen Gesamtarbeitszeit maximal außerhalb der Arbeitsstätte ausgeführt werden dürfen sowie an welchen Tagen gegebenenfalls Anwesenheitspflicht im Betrieb besteht.
• Auch Regelungen zur Erreichbarkeit bei Bildschirmarbeit außerhalb der Arbeitsstätte sollten vereinbart werden. Dabei sind die Beteiligungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG zu beachten.

• Sofern hybride Bildschirmarbeit mit Desksharing-Modellen verbunden wird, bei denen sich mehrere Beschäftigte Bildschirmarbeitsplätze im Betrieb teilen, ist zusätzlich zu vereinbaren, wie für die betroffenen Beschäftigten die Planbarkeit der Präsenzarbeit in der Arbeitsstätte sichergestellt wird. Hierzu ist der Betriebsrat nach § 90 BetrVG rechtzeitig zu unterrichten und die konkreten Maßnahmen sind mit ihm zu beraten. 

Hinweis von uns:
Ein „scharfes“ Mitbestimmungsrecht nach § 87 Absatz 1 BetrVG hat der Betriebsrat beim Desksharing grundsätzlich nicht, vgl. ganz aktuell Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg, Beschluss vom 06.08.2024, Az.: 21 TaBV 7/24.

• Außerdem unterliegen diese Festlegungen der Mitbestimmung nach § 80 BPersVG und müssen daher gemeinsam mit der betrieblichen Mitarbeitervertretung erfolgen. Auch in Betrieben ohne Betriebsrat sollten die Beschäftigten bei der Festlegung beteiligt werden. 

Schritt 4: Regelungen zur Aufteilung bzw. Übernahme der entstehenden Kosten treffen

Transparente und ausgewogene Regelungen zur Aufteilung der Kosten schaffen
Handlungssicherheit für alle Beteiligten und vermeiden Konflikte.

• Kosten für erforderliche Arbeitsmittel (Grundausstattung) und Maßnahmen des Arbeitsschutzes (§ 3 Abs. 3 Arbeitsschutzgesetz - ArbSchG) sind unabhängig vom Arbeitsort vom Arbeitgeber zu tragen. 

Hinweis von uns:
Das sehen wir dann anders, wenn das mobile Arbeiten primär den Eigeninteressen der Beschäftigten dient und die Beschäftigten ein Wahlrecht haben, ob sie im Betrieb oder Zuhause arbeiten, vergleiche auch unseren Newsletter vom 29.03.2022.

• Vereinbarungen, wonach Beschäftigte z. B. eigene Arbeitsmittel zur Verfügung stellen („Bring your own device“), sind zulässig und können auch Gegenstand betrieblicher oder tariflicher Regelungen sein. 

Hinweis von uns:
Beim „Bring your own device“ wird aus den vom BMAS genannten Gründen viel über eine Kostenbeteiligung des Arbeitgebers gesprochen. Ob Arbeitgeber sich an den Kosten für Betriebsmittel und beispielsweise auch an Mieten und Nebenkosten anteilig beteiligen müssen, hängt unseres Erachtens wieder von den gerade schon genannten Kriterien ab.
Aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit sollten Arbeitgeber sich gut überlegen, ob Beschäftigte ihre eigenen Laptops oder PCs nutzen sollen; besser nicht.
 
Schritt 5: Gefährdungsbeurteilung durchführen, Maßnahmen festlegen und umsetzen

Die Gefährdungsbeurteilung ist auch bei hybriden Arbeitsmodellen die Grundlage für sichere, gesunde, motivierende und produktive Arbeitsbedingungen.

• Die erforderliche Gefährdungsbeurteilung bei hybriden Arbeitsmodellen und die Umsetzung der auf dieser Basis festgelegten Maßnahmen erfolgt für Tätigkeiten außerhalb der Arbeitsstätte unter Einbeziehung der Beschäftigten.

• Empfehlenswert sind z. B. Checklisten für die Gefährdungsbeurteilung, die von den Beschäftigten u.a. zur Erfassung der Umgebungsbedingungen und der Arbeitsplatzausstattung genutzt werden können.

• Der Arbeitgeber hat anschließend auf dieser Basis die im Einzelfall erforderlichen Schutzmaßnahmen festzulegen.

Hinweis von uns:
Hierzu haben wir umfangreiches Material; sprechen Sie uns gerne an.
 
Schritt 6: Beschäftigte informieren und unterweisen

Hybrid arbeitende Beschäftigte müssen befähigt werden, ihren besonderen
Mitwirkungspflichten zur Gestaltung der Arbeitsbedingungen bei Bildschirmarbeit außerhalb der Arbeitsstätte nachkommen zu können (Befähigung zur Eigenverantwortung).

• Dazu sind die Beschäftigten in geeigneter Form, z. B. Aushang, E-Mail, Intranet oder auch im Rahmen von Teamsitzungen oder Informationsveranstaltungen, zu informieren.

• Im Rahmen der Unterweisungen sind die Beschäftigten auf die festgelegten besonderen Mitwirkungspflichten bei hybrider Bildschirmarbeit hinzuweisen und zu befähigen, diesen Mitwirkungspflichten nachkommen zu können.

• Hierbei ist auch auf Mitwirkungspflichten der Beschäftigten bei Wirksamkeitskontrollen des Arbeitgebers und bei Kontrollen der Arbeitsschutzbehörden und Aufsichtsdienste der Unfallversicherungsträger einzugehen. 

Schritt 7: Maßnahmen auf Wirksamkeit kontrollieren und ggf. anpassen

Wirksamer Arbeitsschutz basiert auf regelmäßiger Überprüfung der Zielerreichung und
kontinuierlichen Verbesserungsprozessen.

• Wirksamkeitskontrollen des Arbeitgebers zu den im Privatbereich der Beschäftigten getroffenen Schutzmaßnahmen können beispielsweise durch Befragung der Beschäftigten, Fotodokumentation der Arbeitsbedingungen und/oder Checklisten erfolgen.

• Bei wesentlichen Änderungen der betrieblichen Rahmenbedingungen von hybrider Bildschirmarbeit (z. B. Änderung des zeitlichen Rahmens oder von Inhalten und Umfang der auszuführenden Bildschirmtätigkeiten, Einführung von Desksharing-Modellen usw.) sind die Schritte 1 bis 7 erneut zu durchlaufen, um systematisch Änderungsbedarfe an den bestehenden Regelungen zu ermitteln und umzusetzen.

• Sofern sich Voraussetzungen lediglich seitens einzelner Beschäftigter ändern (z. B. Wohnungswechsel oder Änderung der individuell auszuführenden Bildschirmtätigkeiten), reicht eine erneute Durchführung beginnend bei Schritt 6.

 Schlussbemerkung und Thema „Workation“:
 
Soweit der 7-Schritte-Plan des BMAS mit ein paar Anmerkungen von uns.
Abschließend noch ein Wort zum Thema „Workation“, also mobile Arbeit im Ausland.
Wir stellen immer wieder fest, dass es auch hier noch Defizite in der Umsetzung gibt.
Deshalb dazu unser eigener kurzer Punkteplan:

• „Workation“ sollte auf das EU-Ausland beschränkt werden, um aufenthaltsrechtlichen Diskussionen von vornherein aus dem Weg zu gehen.
• Unproblematisch ist eine „Workation“ im EU-Ausland allerdings auch nur für EU-Bürger. Auch daran sollte also gedacht werden.
• Für eine „Workation“ im EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Regelungen sollten daher sicherstellen, dass die A1-Bescheinigung rechtzeitig eingeholt werden kann.
• Aus arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Gründen, aber auch weil „Workation“ mit Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber verbunden ist, sollte die mobile Arbeit im Ausland zeitlich beschränkt sein.
• Denken Sie bitte außerdem daran, dass es noch (hier soll es dem Vernehmen nach Änderungen geben) umsatzsteuerrechtliche Fallstricke geben kann, wenn Entscheidungsträger mobil im Ausland arbeiten.
• Einen Rechtsanspruch der Beschäftigten auf „Workation“ gibt es nach wie vor nicht, vergleiche dazu auch unseren Newsletter vom 17.05.2022.
• Und wenn Sie mehr über die Fallstricke wissen möchten, schauen Sie sich gerne unseren Newsletter vom 06.03.2024 an.

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