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Wie beseitigt man eine betriebliche Übung?

In vielen Unternehmen gibt es „Altlasten“, die beseitigt werden sollen.
Heute soll es um die Altlast namens betriebliche Übung gehen.

Kennzeichnend für die sogenannte betriebliche Übung ist, dass Unternehmen in der Vergangenheit Leistungen oder Vergünstigungen ohne vertragliche Vereinbarung, ja sogar ohne ein offizielles Schreiben an alle Beschäftigten oder bestimmte Gruppen von Beschäftigten gewährt haben. Klassisches Beispiel für eine betriebliche Übung ist das Weihnachtsgeld, das gerade in früheren Jahren einfach unkommentiert ausgezahlt wurde. Und wie viele von Ihnen wissen, entsteht bei solchen jährlichen Sonderzahlungen eine betriebliche Übung grundsätzlich dann, wenn die Leistung 3x in Folge vorbehaltlos erbracht wurde.

Aber wie bekommt man die betriebliche Übung wieder weg?

Hiermit hat sich das Bundesarbeitsgericht in seinem kürzlich veröffentlichen Urteil vom 19.09.2023 (Az.: 1 AZR 281/22) befasst.

Bevor wir die sich aus diesem Urteil ergebenden Grundsätze zur Beseitigung einer betrieblichen Übung für Sie zusammenfassen, möchten wir zunächst mit einem wichtigen Missverständnis aufräumen:

In den Genuss von Leistungen/Vergünstigungen aus einer betrieblichen Übung kommen auch Beschäftigte, die die Anspruchsvoraussetzungen noch gar nicht erfüllen!
Gutes Beispiel hierfür sind Prämien oder Boni für Betriebsjubiläen. Hat der Arbeitgeber Betriebsjubilaren bisher immer eine Prämie gezahlt, profitieren hiervon (zu einem späteren Zeitpunkt) auch Beschäftigte, die zunächst noch weit entfernt von einem solchen Betriebsjubiläum sind.

Dieser Befund macht die Antwort auf die Frage, wie das Entstehen einer betrieblichen Übung verhindert oder eine solche beseitigt werden kann, natürlich umso dringender.

Neu und wichtig: BAG und der „Annahmeverzug“ – wie können Arbeitgeber ihr Kostenrisiko bei unwirksamen Kündigungen reduzieren?

 In unseren Newslettern vom 01.09.2020, 23.06.2022 und 13.04.2023 hatten wir über die neuen Möglichkeiten für Arbeitgeber beim Thema „Annahmeverzug“ berichtet.

In dem gerade im Volltext veröffentlichten Urteil vom 07.02.2024 (Az.: 5 AZR 177/23) hat das Bundesarbeitsgericht seine Rechtsprechung weiterentwickelt.

Damit Sie dieses aktuelle Urteil besser einordnen können, möchten wir zunächst noch einmal kurz zusammenfassen, was bisher geschah.

1. Ausgangspunkt:
In jedem Unternehmen werden „kritische“ Kündigungen ausgesprochen.
Scheitert in solchen risikobehafteten Fällen eine vergleichsweise Einigung mit dem gekündigten Beschäftigten, droht dem Unternehmen der sogenannte Annahmeverzug. Hinter „Annahmeverzug“ steht die grundsätzliche Pflicht von Unternehmen, den gekündigten Beschäftigten die nach Ablauf der Kündigungsfrist aufgelaufenen Vergütungsansprüche nachzuzahlen, wenn der Kündigungsschutzprozess rechtskräftig verloren geht.

Beginnend mit seinem Urteil vom 27.05.2020 (Az.: 5 AZR 387/19) hat das Bundesarbeitsgericht Unternehmen neue Möglichkeiten an die Hand gegeben, mit denen sie das Annahmeverzugslohnrisiko reduzieren können.

2. Was das BAG bisher entschieden hat:
Fasst man die bisherigen Urteile des Bundesarbeitsgerichts vom 27.05.2020 (Az.: 5 AZR 387/19), vom 19.01.2022 (Az.: 5 AZR 346/21), vom 12.10.2022 (Az.: 5 AZR 30/22) sowie vom 29.03.2023 (Az.: 5 AZR 255/22) zusammen, ergibt sich folgendes Bild:

#learning nuggets - unsere kostenfreie Veranstaltung im Rotonda Business Club am 12.06.2024 mit dem Titel „Personalabbau und Legal Tech“

Die wirtschaftliche Situation und der von vielen Unternehmen beklagte unsichere Blick in die Zukunft hat Folgen – etliche Unternehmen möchten Personal abbauen.
 
Um Personalabbaumaßnahmen erfolgreich zu gestalten, ist es allerdings wichtig, dass sie rechtzeitig und gut vorbereitet werden.
 
Unter dem Motto „betriebsbedingte Kündigungen sind nur berechenbar, wenn sie gut vorbereitet sind“  möchten wir gemeinsam mit dem Rotonda Business Club alle Interessierten gerne zu unserer kostenfreien Veranstaltung am 12.06.2024 um 17:00 Uhr einladen.
 
Die Veranstaltung findet in den schönen Räumlichkeiten des Rotonda Business Club Köln, Salierring 32, 50677 Köln statt.
 
Ziel der Veranstaltung ist es, Unternehmen zu erklären, welche Vorüberlegungen sie anstellen müssen, wenn es um

• den Wegfall von Arbeitsplätzen,
• die Sozialauswahl und
• andere, aber freie Arbeitsplätze

geht.
 
Hierbei werden wir den Teilnehmer:innen auch das von uns entwickelte Tool für eine automatisierte Sozialauswahl vorstellen und erläutern, welche Vorüberlegungen erforderlich sind, damit das Tool wirkungsvoll eingesetzt werden kann.
 
Über eine rege Teilnahme würden wir uns zusammen mit dem Rotonda Business Club sehr freuen.
 
Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier (für Club-Mitglieder) oder hier (für Nichtmitglieder) und natürlich auch unmittelbar bei uns. 

Keine digitale Gehaltsabrechnung ohne Zustimmung der Beschäftigten!

Viele Unternehmen möchten ihren Beschäftigten die Gehaltsabrechnungen nur noch digital zum Abruf zur Verfügung stellen, sei es über DATEVs „Arbeitnehmer online“ oder über ein anderes digitales Mitarbeiterpostfach.

Wir hatten jetzt allerdings schon einige Anfragen von Unternehmen, in denen Beschäftigte den digitalen Abruf verweigert haben. 

In solchen Fällen lautet die Frage also: 

Kann man Beschäftigte zum digitalen Abruf ihrer Gehaltsabrechnungen zwingen?

Nach dem Landesarbeitsgericht Hamm (Urteil vom 23.09.2023, Az.: 2 Sa 179/21) hat nun auch das Landesarbeitsgericht Niedersachsen in seinem gerade veröffentlichten Urteil vom 16.01.2024, Az.: 9 Sa 575/23, entschieden: 

Beschäftigte können verlangen, dass ihnen Gehaltsabrechnungen weiterhin in Papier zur Verfügung gestellt werden. 

 Die juristische Begründung hierfür lautet vereinfacht gesagt: 

Gehaltsabrechnungen müssen den Beschäftigten nach § 108 Absatz 1 Satz 1 der Gewerbeordnung in Textform zugehen. Dafür ist erforderlich, dass die Erklärung in den Machtbereich der Beschäftigten gelangt, so dass diese von ihr Kenntnis nehmen können. Das Online-Portal ist aber nicht der Machtbereich der Beschäftigten, so dass der Arbeitgeber seiner Verpflichtung mit der reinen Möglichkeit zum Abruf nicht nachgekommen ist. Der Zugang wäre erst erfolgt, wenn die Gehaltsabrechnung tatsächlich abgerufen wurde. Verweigern die Beschäftigten aber den Abruf der digitalen Gehaltsabrechnungen – was nach Auffassung des LAG Niedersachsen ihr gutes Recht ist – muss der Arbeitgeber den Zugang anderweitig sicherstellen.

Wie das Landesarbeitsgericht Niedersachsen weiter entschied, können diese Beschäftigten auch nicht durch eine Betriebsvereinbarung (im konkreten Fall handelte es sich um eine Konzernbetriebsvereinbarung) „überstimmt“ werden. 

Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber war im entschiedenen Fall trotz der Konzernbetriebsvereinbarung verpflichtet, die Gehaltsabrechnung weiter in Papierform zur Verfügung zu stellen. 

Wegen der grundsätzlichen Bedeutung des Themas hat das Landesarbeitsgericht Niedersachsen die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen. Schauen wir mal, wie es in dieser Frage weitergeht und ob der Arbeitgeber Revision einlegt. In dem vom Landesarbeitsgericht Hamm entschiedenen Fall ist der Arbeitgeber den Schritt zum Bundesarbeitsgericht jedenfalls nicht gegangen. 

Übrigens:

Auch wenn eine Übersendung der Gehaltsabrechnungen per E-Mail § 108 der Gewerbeordnung genügen würde, ist das eine schlechte Idee; und zwar aus datenschutzrechtlichen Gründen. 

Die in einer Lohnabrechnung enthaltenen persönlichen Daten wie zum Beispiel die Religionszugehörigkeit oder die Sozialversicherungsnummer sind gemäß § 9 DS-GVO besonders schützenswert. E-Mails werden aber – nach wie vor – nicht ausreichend verschlüsselt; es besteht also die Gefahr, dass Unbefugte einen Zugriff auf die sensiblen persönlichen Daten aus der Gehaltsabrechnung erhalten.

Von einem Versand der Gehaltsabrechnungen per E-Mail ist daher abzuraten, auch wenn diese Variante verlockend erscheinen mag.

Im Zweifelsfall wird Ihnen daher keine andere Wahl bleiben, als Beschäftigten, die den Abruf der digitalen Abrechnungen verweigern, weiterhin Papier-Abrechnungen zu erteilen.

Sonderzahlungen in Konzernstrukturen - können Sonderzahlungen auch mit ausländischen Konzernmüttern vereinbart werden?

Deutsche Unternehmen mit einer ausländischen Muttergesellschaft stehen oft vor folgendem Problem:
Die ausländische Konzernmutter hat ein Bonussystem entwickelt, das sich nicht mit dem deutschen Arbeitsrecht verträgt, aber länderübergreifend gleichermaßen angewendet werden soll.

So laufen uns beispielsweise immer wieder von ausländischen Konzernmüttern entwickelte Bonussysteme über den Weg, die bestimmen, dass eigentlich verdiente Sonderzahlungen nur geleistet werden, wenn das Arbeitsverhältnis zum Auszahlungszeitpunkt noch besteht (sogenannte Stichtagsklauseln). Bei diesen Stichtagsklauseln gibt es dann diverse Spielarten. Einige versagen den Bonus bei einem Ausscheiden bis zum Stichtag immer, also egal aus welchen Gründen die Trennung erfolgte. Andere bestrafen nur die sogenannten „bad leaver“, also Beschäftigte, denen verhaltensbedingt gekündigt wurde oder die das Arbeitsverhältnis selbst aus eigenem Antrieb beendet haben.

Im Ausland sind solche Regelungen mitunter durchaus zulässig.

In Deutschland sind sie es bekanntlich zumindest dann nicht, wenn es – wie so oft – um leistungsbezogene Boni geht.
Denn hier gilt wieder unser Mantra:
Stichtagsregelungen sind nur zulässig, wenn die Sonderzahlung (gar) keinen Leistungsbezug hat. Hierüber hatten wir laufend berichtet, zuletzt in unserem Newsletter vom 04.04.2024.

Weil das so ist, stellt sich die Frage, ob man das Problem dadurch lösen kann, dass nicht der deutsche Arbeitgeber, sondern die ausländische Muttergesellschaft die Sonderzahlung nach ihrem (ausländischen) Rechtssystem verspricht.